Cómo un asistente virtual empezó a llenar la agenda médica desde la primera semana

Un consultorio de dermatología quería automatizar la forma en que agendaba a sus pacientes. Cada semana abrían nuevos cupos, y el equipo se encargaba de contactar manualmente a quienes habían mostrado interés. Era un sistema que funcionaba, pero querían hacerlo más ágil, más ordenado y menos dependiente del trabajo manual.

El objetivo era claro: mantener la atención personalizada, pero con un proceso más eficiente.

La implementación

Diseñamos un asistente virtual conectado a Twilio, integrado directamente con el canal de WhatsApp Business del consultorio. El flujo es simple: cuando un paciente escribe y no hay disponibilidad, el asistente virtual ofrece la opción de quedar registrado en una lista de espera virtual automática.

Cuando el consultorio abre nuevos horarios, el equipo del consultorio solo actualiza la disponibilidad, y el asistente virtual envía un mensaje inmediato a todos los pacientes que se registraron el la lista de espera virtual automática. En este momento, los pacientes pueden agendar directamente desde el mismo chat en el cual les llegó esta notificación, sin salir de la conversación.

En cuanto un paciente confirma su cita, el sistema bloquea automáticamente el cupo en el calendario. Todo sucede en segundos, sin intervención manual.

Los resultados

La diferencia se notó desde la primera semana.

• El tiempo de respuesta bajó a menos de un minuto.

• Los espacios para citas quedan completamente llenos el mismo día en que se abren estos cupos.

• La comunicación con los pacientes se mantiene clara y directa, por el mismo canal donde siempre se habían contactado: WhatsApp.

  
  

Lo más interesante es que el proceso sigue siendo cercano. El asistente virtual no reemplaza la atención humana, solo la organiza y potencia. Y eso se traduce en una agenda completa, menos carga operativa y una experiencia más fluida para los pacientes.