El desafío

Este consultorio especializado enfrentaba el mismo problema cada semana: recibir solicitudes de citas para motivos fuera del campo que la doctora atiende. Esto generaba pérdida de tiempo y frustración para el equipo y para los pacientes, y espacios de citas perdidos.

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La solución

Con Dialogik Labs, se implementó un asistente automatizado vía WhatsApp, diseñado específicamente para guiar a los pacientes en el proceso de agendamiento y asegurar que se reserven las citas pertinentes. Dialogik desarrolló un sistema que incluyera:

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• Motivos de consulta predefinidos, presentados como botones, enfocados exclusivamente en los casos que la doctora maneja.
   

• Descripciones claras, que ayudan al paciente a identificar fácilmente si su caso aplica.
   

• Paso de confirmación, donde se invita al paciente a revisar su elección antes de continuar.
   

• Filtrado respetuoso, que informa al paciente del resultado de agendar una cita con un motivo de consulta incorrecto (pérdida de la cita y de tiempo para el equipo médico así como para el paciente), y detiene el proceso sin causar incomodidad.
   

Este flujo personalizado facilita que el paciente entienda si está en el lugar correcto antes de agendar, evitando malentendidos y citas mal orientadas.

Mejoras clave

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Esta solución ayuda a que el consultorio logre:

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• Reducir la cantidad de citas mal agendadas.
   

• Aumentar la proporción de pacientes ideales por jornada.
   

• Evitar tiempos muertos y mejorar la productividad del equipo.
   

• Mejorar la experiencia de los pacientes al ofrecer una experiencia profesional y clara desde el primer mensaje.
   

Este caso muestra cómo la automatización personalizada puede resolver problemas muy específicos, convirtiendo un cuello de botella operativo en un sistema fluido y eficiente.